Arquivos fiscais – Saiba quais documentos são exigidos em uma fiscalização

Se você trabalha com o fechamento da folha de ponto, sabe que de tempos em tempos pode ocorrer uma fiscalização para verificar se o seu departamento pessoal encontra-se regular com relação as leis trabalhistas. Se você hoje usa uma solução de ponto, pode ficar despreocupado pois os sistemas hoje adequados a portaria emitem todos os documentos exigidos pela fiscalização do ministério do trabalho e emprego. Nesse artigo vamos entender o que são cada um desses arquivos.

AFD – Arquivo fonte de dados

É um arquivo que reúne todo o histórico de registro de ponto dos seus funcionários. Ele fica armazenado dentro do relógio de ponto eletrônico e pode ser extraído via pendrive através da porta fiscal do equipamento. Esse arquivo não pode ser apagado ou modificado e nele você vai encontrar as seguintes informações:

– NSR – Número sequencial de registro

– Número do pis do colaborador

– CNPJ da empresa

– Data, dia mês de cada registro

– Hora em que foi registrado o ponto

Esse documento é retirado pelo auditor fiscal para verificar as rotinas de jornada da empresa.

AFDT – Arquivo fonte de dados tratados

Esses documentos podem ser retirados direto do sistema de gerenciamento de ponto, e nele contém todas as informações de tratamento relacionado a jornada de trabalho dos colaboradores. Nele mostra também todos os motivos de inclusões, alterações e exclusões de marcação do funcionário, além de inclusões de faltas justificadas, atestados médicos, entre outros.

ACJEF – Arquivo de controle de jornada para efeitos fiscais

Assim como os outros arquivos, o ACJEF também deve ser gerado mediante solicitação de um auditor fiscal e pode ser extraído junto com o AFDT dentro do software de gerenciamento de ponto. Nesses documentos, podem ser encontrado informações como:

– Hora extra

– Faltas

– Horário

– Ferias

– Entre outros

 

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Débora Freitas
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